Pembinaan Kearsipan di Kecamatan Banjar: Upaya Meningkatkan Pengelolaan Arsip Daerah
Banjar, 12 Maret 2025 – Kepala Bidang Pembinaan, Pengelolaan, dan Pengawasan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Buleleng, I Gusti Made Suardana, didampingi Arsiparis I Putu Ridwan Prajar, menggelar kegiatan Pembinaan Kearsipan di Kecamatan Banjar. Kegiatan ini berlangsung di Ruang Rapat Kantor Camat Banjar dan dihadiri oleh Kasi PATEN Kecamatan Banjar, Made Suastrini, beserta staf yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di masing-masing seksi.
Camat Banjar, I Made Mardika, yang dikonfirmasi di tempat lain, menyampaikan bahwa pihaknya terus berupaya meningkatkan sistem pengelolaan arsip di wilayahnya. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan menerapkan sistem digitalisasi arsip guna memudahkan pencarian dan penyimpanan dokumen penting. Selain itu, Kecamatan Banjar juga aktif dalam melakukan pelatihan bagi pegawai guna meningkatkan kesadaran dan keterampilan dalam manajemen arsip.
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman serta keterampilan para pegawai dalam mengelola arsip secara efektif dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk, baik tertulis, tercetak, maupun digital, yang memiliki nilai guna bagi pemerintahan dan masyarakat.
Jenis-Jenis Arsip
Dalam kegiatan pembinaan ini, juga dijelaskan mengenai berbagai jenis arsip, antara lain:
- Arsip Dinamis – Arsip yang masih digunakan dalam proses administrasi sehari-hari.
- Arsip Statis – Arsip yang memiliki nilai sejarah dan harus disimpan secara permanen.
- Arsip Vital – Arsip yang sangat penting bagi kelangsungan organisasi atau pemerintahan.
- Arsip Inaktif – Arsip yang sudah jarang digunakan tetapi masih memiliki nilai guna tertentu.
Pemusnahan dan Penghapusan Arsip
Dalam kesempatan tersebut, juga dibahas mengenai pemusnahan arsip yang sudah kadaluarsa. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna administratif, hukum, atau informasi, serta telah melewati jadwal retensi arsip. Proses ini dilakukan dengan prosedur yang telah ditetapkan guna mencegah penyalahgunaan dokumen yang sudah tidak diperlukan.
Selain itu, dijelaskan pula mengenai penghapusan arsip, yang berbeda dengan pemusnahan. Penghapusan arsip merupakan tindakan mengeluarkan arsip dari daftar arsip yang aktif karena berbagai alasan, seperti hilang, rusak, atau telah dialihkan ke media lain. Proses ini harus melalui penilaian yang cermat dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sebagai bagian dari pengelolaan arsip yang baik, kegiatan ini juga menegaskan pentingnya mengikuti moto arsip: "Arsip Terpelihara, Informasi Terjaga, Administrasi Berkualitas". Dengan prinsip ini, diharapkan setiap instansi dapat menjaga keteraturan dan kemudahan akses informasi yang relevan.
Kegiatan pembinaan ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran serta keterampilan dalam pengelolaan arsip di lingkungan Kecamatan Banjar, sehingga dapat menciptakan tata kelola arsip yang lebih tertib dan efektif. Dengan pengelolaan arsip yang baik, diharapkan pelayanan publik dapat semakin optimal serta mendukung transparansi administrasi pemerintahan di Kabupaten Buleleng.(pas)
